Programas de facturación

Redacción: Bruno Peláez y Alejandra Aranda

Información básica sobre la compra de un programa de facturación

El programa de facturación ayuda a las empresas a elaborar y enviar las facturas relativas a bienes y servicios y a procesar los pagos. Estas aplicaciones posibilitan un procesamiento eficiente de cuentas complejas de diversos clientes y líneas de producto e integran los datos del cliente y el contrato. Se han diseñado para funcionar junto con el software para contabilidad.

El software para facturación lo usan con mayor frecuencia los trabajadores de sectores como el de la construcción, el de contabilidad, el de TI y el de marketing y publicidad. Las herramientas sirven para crear facturas, procesar los pagos, elaborar informes y hacer un seguimiento del tiempo y de los gastos.

El precio del software para facturación habitualmente se fija mediante suscripción mensual y el precio medio de los planes básicos es de 30 €. Las suscripciones a opciones más avanzadas pueden costar alrededor de 240 €. Una gran cantidad de plataformas de facturación también ofrecen periodos de prueba gratuitos o versiones sin coste, que suelen contener menos funciones y más limitaciones en el número de usuarios o el almacenamiento, pero ofrecen la posibilidad a la empresa de ver si el software se ajusta a sus necesidades.

Los compradores que vayan a adquirir un software por primera vez deben tener en cuenta el presupuesto, el número de usuarios que necesitan, los casos de uso específicos y las integraciones necesarias con otros tipos de software que ya tienen. Se recomienda encarecidamente consultar a las partes interesadas para elaborar una lista con las preguntas más importantes que se deben hacer a los posibles proveedores a fin de evaluar los sistemas según las necesidades de la empresa, como las siguientes:

• ¿El software permite a los usuarios crear facturas personalizadas con la imagen de marca de la empresa y sus preferencias de diseño?
• ¿Qué tipo de medidas de seguridad ofrece el software a la hora de recoger los datos de pago del cliente?
• ¿Qué tipos de filtros contiene el software para buscar en la base de datos de contactos?
• ¿El software es capaz de detectar facturas duplicadas o tiene alguna característica para identificar el fraude?
• ¿Qué nivel de asistencia técnica se requiere por parte del proveedor del software para facturación?
• ¿El software cuenta con aplicación para móvil?

¿Qué programas de facturación han recibido más opiniones de usuarios?

Capterra identifica los mejores programas de facturación en función de una combinación propia de valoraciones de los usuarios y popularidad, lo que ayuda a las empresas pequeñas a encontrar con eficacia la solución de facturación que mejor se ajusta a sus necesidades. A continuación aparecen los cinco productos con más opiniones de los usuarios de esta categoría:

Estas valoraciones se consiguen combinando las valoraciones de los usuarios verificados y los datos de popularidad de búsqueda en la web que se encuentran a disposición del público en general:

• Puntuación de valoración: puntuación relativa del software según las valoraciones que han enviado los usuarios a Capterra, normalizada en función de la cantidad de opiniones recibidas y las fechas de publicación más recientes.
• Puntuación de popularidad: popularidad relativa del software según las tendencias de búsqueda en la web y la presencia de los productos en Internet.

¿Qué es un programa de facturación?

El programa de facturación ayuda a las empresas a procesar los pagos y a elaborar y enviar facturas. Estas herramientas son capaces de automatizar la elaboración de facturas y la recepción y el procesamiento de los pagos. Los sistemas pueden procesar cuentas complejas de varios clientes y líneas de producto cuando se integran con los datos de los contratos y las herramientas de gestión de relación con los clientes (CRM). Las soluciones de facturación funcionan junto con los programas de contabilidad y ofrecen una variedad de características de elaboración de informes y de cumplimiento.

Capterra cuenta con 1626 productos de software para facturación y ha publicado 11 007 opiniones de los usuarios de software para facturación en el último año. [2]

¿Cuánto cuesta un programa de facturación?

Según los datos de precios de Capterra, la categoría de software de facturación ofrece los siguientes rangos de precio por suscripción:

• Nivel básico (1-4 usuarios): 30 € al mes
• Planes de calidad superior (más de 10 usuarios): 240 € al mes

Las suscripciones de niveles básicos o para principiantes suelen contener características como las bases de datos de clientes, la gestión de tareas y el seguimiento de facturas, pagos y horas.

Las suscripciones a planes premium o avanzados suelen contener características como la elaboración de facturas recurrentes, la personalización de activos, la asistencia mediante chat en directo o un gestor de cuenta especializado, firmas electrónicas y recordatorios automáticos.

El software para facturación se suele cobrar en suscripciones "mensuales por usuario" y el precio varía en función de la cantidad de asientos de usuarios que necesite la empresa.

Este tipo de software también dispone, por lo general, de periodos de prueba sin coste y versiones gratuitas. La ventaja de disponer de estas versiones gratuitas es que la empresa puede probar el software y comprobar que se ajusta a sus necesidades. Sin embargo, conviene tener en cuenta que las versiones gratuitas normalmente tienen más limitaciones en cuanto a la cantidad de usuarios y el almacenamiento y cuentan con menos funciones en comparación con las versiones de pago.

Los clientes que vayan a comprarlo por primera vez deben tener en cuenta estos factores:

• Entre otros costes iniciales pueden figurar la instalación y configuración del sistema de emisión y recepción de facturas y las integraciones con el software de la pila tecnológica de la empresa.
• Entre los costes recurrentes que implica un programa de facturación están el mantenimiento del software, como las actualizaciones y los parches, las ampliaciones y los servicios de asesoría de TI internos o subcontratados.

Características de los programas de facturación valoradas por los usuarios

Todos los software de facturación contienen las funciones de creación de facturas, historial y generación de facturas online. En esta categoría de software también se encuentran otras funciones comunes, como el procesamiento de facturas y de pagos, la personalización de las facturas y la base de datos de contactos, entre otras.

Características principales del programa de facturación

• Creación de facturas: se pueden crear facturas desde cero o generar facturas recurrentes para los clientes habituales. El 91 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Historial de facturas: es posible almacenar y consultar facturas anteriores de cada cuenta o cliente. El 87 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Emisión de facturas online: posibilidad de crear, enviar y consultar facturas electrónicas. El 82 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.

Características habituales del programa de facturación más valoradas

El análisis que hacemos de los datos de opiniones propios revelan que los usuarios también valoran las siguientes características habituales de los programas de facturación:

• Procesamiento de facturas: es posible crear, procesar, verificar y ejecutar las facturas. El 88 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Procesamiento de pagos: es posible aceptar las transacciones financieras, registrarlas y conciliarlas. El 82 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Personalización de facturas: existe la posibilidad de diseñar la factura, su contenido e imagen de marca, para que transmita la historia adecuada. Se puede generar confianza con el cliente mediante mensajes coherentes con los materiales de marca que ya existen. El 80 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Base de datos de contactos: es posible crear una base de datos con información de los clientes dentro del sistema de facturación para evitar el gasto innecesario de contar con una herramienta independiente de CRM. El 74 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Portal de facturación: posibilidad de tener una pasarela a través de la cual los usuarios finales pueden ver las facturas anteriores y pagar las que se encuentran en vigor. El 70 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Cálculo fiscal: es posible desglosar todos los flujos de bases imponibles. El 69 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Pagos con móvil: posibilidad de que los clientes hagan pagos con sus dispositivos móviles. El 67 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Presupuestos y estimaciones: es posible generar presupuestos o estimaciones para enviarlas a los clientes. El 67 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Seguimiento de tiempo y gastos: se mantiene un registro de las horas facturables y los gastos acumulados. Se pueden agregar automáticamente los datos a las facturas para que la emisión de facturas sea más rápida y haya menos posibilidades de cometer errores. El 62 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.

La categoría de software de facturación de Capterra ayuda a los usuarios a afinar la selección de las opciones que mejor se adaptan a la empresa mediante el filtro con las funciones que necesitas.

Ventajas más importantes del programa de facturación que han identificado los usuarios

Perfecciona el proceso de facturación: el programa de facturación ayuda a crear, procesar, comprobar y ejecutar facturas. Los usuarios destacan que esta característica es muy útil a la hora de integrar el software con otras herramientas o para garantizar el cumplimiento normativo.

"Me encantaba la función de la facturación online, incluida la comunicación directa con los organismos oficiales de la administración; me ayudó a deshacerme definitivamente de las facturas en papel y del envío por correo electrónico de facturas escritas a mano".

-Atanasios I., arquitecto de software, software informático

Ayuda con la gestión de las empresas pequeñas: el uso del software para facturación desde el punto de vista del propietario de una pyme puede ahorrarte tiempo gracias a la automatización de las tareas de facturación, de seguimiento de pagos, de seguimiento de horas y de contabilidad. Los usuarios han destacado que estas funciones permiten a los propietarios de las empresas centrarse en otros aspectos del negocio, lo que ofrece la posibilidad de que la empresa crezca.

"Ahora puedo dirigir una pequeña empresa de forma profesional y usar la mayor parte de las funciones a diario".

-Andrew F., director, comercio al por mayor

Mejora la gestión de la facturación: el software para facturación también ayuda a crear y a enviar las facturas a los clientes. Los usuarios afirman que es una función que resulta muy útil cuando es necesario procesar varias facturas en función del cliente o en función de si la facturación se hace online o in situ.

"La facturación es increíblemente sencilla. Tienes tal cantidad de opciones en cuanto a cómo quieres hacer la factura, que podemos utilizar cualquiera de las formas que mejor nos parezca en función de aspectos muy sutiles o según los clientes que tenemos".

-Charles J W., gestor de cuentas, sector de la construcción

Ayuda con el seguimiento de gastos: el software para facturación ayuda a registrar las horas que se han trabajado y los costes incurridos para prestar asistencia en el proceso de facturación. Los usuarios afirman que esta característica simplifica y optimiza los procesos, especialmente cuando se pueden manejar diversos tipos de casos de negocio.

"Esta plataforma ha conseguido simplificar y optimizar todos los aspectos de mi trabajo, desde el seguimiento de horas y de gastos hasta la facturación y la asignación de recursos".

-Juan B., director general, sector del software informático

Inconvenientes más importantes del programa de facturación que han identificado los usuarios

Los usuarios que opinan sobre los software de facturación destacan que estos productos pueden presentar inconvenientes en cuanto a la precisión de las transacciones y a un manejo difícil de los pagos, que puede provocar errores que impidan que se lleven a cabo con normalidad las operaciones financieras. Es aconsejable comprobar las opiniones sobre el software antes de asumir un compromiso, y así obtener información por parte de usuarios que tienen experiencia con las funciones que estás buscando para garantizar que funcionan como está previsto.

Además, los usuarios que opinan sobre este tipo de software indican que pueden surgir problemas técnicos con errores en la interfaz del software, con la sincronización de transacciones o con la gestión de las cuentas y que, en ocasiones, la asistencia técnica es deficiente, lo que se traduce en un alto nivel de insatisfacción.

Por último, los usuarios que han enviado opiniones sobre este software también mencionan que la estructura de precios del software para facturación puede ser cara, especialmente para empresas pequeñas, ya que existen posibles gastos adicionales en lo referente a personalizaciones y a renovación de las licencias.

Si te estás planteando adquirir un software para facturación, puedes preguntar sobre los siguientes temas a los proveedores de software de tu selección para evitar los problemas que se han mencionado anteriormente:

• ¿El software es capaz de gestionar casos complejos de pagos sin cometer errores?
• ¿Qué tipo de asistencia técnica ofrecen? ¿Está disponible de forma ininterrumpida?
• ¿Qué tipo de costes adicionales y recurrentes, como los de personalización o de renovación de licencias, se pueden prever?
• ¿Hay alguna opción de pago flexible para empresas pequeñas que no necesitan todas las características?

¿Para qué se utiliza el programa de facturación?

El análisis de un extenso conjunto de opiniones sobre los programas de facturación destacan que los casos de uso más habituales son los siguientes:

• Automatización de tareas: el software de facturación puede automatizar tareas, como la creación y el envío de facturas y de recordatorios a los clientes. Los usuarios afirman que esta función contribuye a la eficiencia de los procesos empresariales, a la reducción de la cantidad de errores y al mantenimiento de los contratos.
• Gestión de clientes: los usuarios del software para facturación manifiestan que ayuda a las empresas con la gestión de clientes. Les permite acceder a las interacciones con los clientes y al historial de pagos y les ofrece la posibilidad de hacer un seguimiento del tiempo en comparación con otros proyectos con fines de facturación. También mencionan que algunos productos ofrecen un portal para los clientes.
• Elaboración de informes: los usuarios del software para facturación señalan que las funciones de elaboración de informes les permiten personalizar los informes, de forma que puedan consultar y analizar los datos que necesitan en diversas situaciones.
• Integraciones de contabilidad: los usuarios suelen integrar el software de facturación con el software para contabilidad. Afirman que les resulta útil tener una herramienta independiente para estos dos aspectos, pero con la posibilidad de sincronizar los datos de las diferentes plataformas.

También existen plataformas de facturación diseñadas específicamente para determinados sectores o casos de uso:

• Software para facturación y aprovisionamiento
• Software para facturación jurídica
• Software para facturación médica
• Software para facturación recurrente

¿Quién utiliza los programas de facturación?

El programa de facturación lo usa cualquier tipo de empresa que trabaja con clientes y necesita un sistema para emitir, recibir, procesar y organizar los pagos y las facturas. Sin duda, cada una de estas empresas necesitará un tipo diferente de software en función de su tamaño y el sector al que se dedican. El software de facturación habitualmente está equipado para funcionar en una o varias de estas categorías:

• Contabilidad. Las empresas de contabilidad pueden recurrir a este software con dos objetivos: ofrecer servicios a sus clientes y gestionar sus propias operaciones empresariales internas. Un ejemplo sería la optimización de los procesos de facturación al cliente, el seguimiento de los pagos o la gestión de las transacciones financieras.
• Departamento jurídico. Los despachos de abogados pueden recurrir a este tipo de software para elaborar facturas de las horas facturables, gestionar los anticipos de los clientes y hacer un seguimiento de los gastos relacionados con los servicios jurídicos.
• Marketing. Las agencias de publicidad pueden recurrir al software para facturación a la hora de emitir facturas a los clientes por las campañas, hacer un seguimiento de los costes del proyecto y optimizar los procesos de recepción de pagos.
• Construcción. Las empresas de la construcción recurren a este tipo de software para emitir las facturas de sus proyectos, hacer un seguimiento de los costes del proyecto, gestionar los pagos de los subcontratistas y optimizar los procesos financieros específicos del sector de la construcción.

Según el análisis de las opiniones de Capterra, el software para facturación es el que usan con mayor frecuencia los trabajadores de pequeñas empresas de un amplio abanico de sectores, como el de la construcción, el de la contabilidad y el de TI. Hemos detectado que el 74 % de los usuarios que han enviado una opinión sobre este tipo de herramientas trabajan en empresas que tienen menos de 50 empleados. Las empresas medianas (de entre 51 y 500 trabajadores) también recurren a este software, aunque en menor medida: estos trabajadores representan el 16 % de los usuarios que enviaron opiniones a Capterra durante el año pasado.

Los usuarios que envían opiniones a Capterra destacan lo útil que resulta este tipo de software para la gestión de empresas pequeñas, en las que, en ocasiones, una sola persona se encarga de varias tareas y puede necesitar una herramienta que le ayude a centralizar la recepción y emisión de facturas profesionales.

Integraciones habituales del programa de facturación

Una gran parte de las opciones de software para facturación se integran con otros sistemas de software e importan y exportan los datos entre los distintos sistemas a través de interfaces de programación de aplicaciones (API). Los usuarios que enviaron las opiniones a Capterra mencionan, por lo general, de forma positiva la experiencia con las opciones de integración del software para facturación.

Hemos analizado nuestra exhaustiva base de datos de opiniones y, según los datos que hay en ella, hemos llegado a la conclusión de que las herramientas de facturación se integran con mayor frecuencia con tres categorías de software:

La integración con el software para contabilidad ayuda a las empresas a elaborar informes de contabilidad y estados financieros, a optimizar la gestión financiera y a reducir la cantidad de información que se introduce manualmente. De ese modo, se puede obtener una vista integral de todo el estado financiero de la empresa.

La integración con el software de gestión de proyectos ofrece a las empresas la posibilidad de coordinar las tareas del proyecto, hacer un seguimiento de las horas que se deben facturar y automatizar los procesos de facturación. Esta integración aporta precisión, transparencia y eficiencia, ya que extrae los datos del proyecto y ofrece información sobre la rentabilidad del proyecto y el rendimiento financiero.

Las integraciones con el software para procesamiento de pagos es capaz de ayudar a las empresas a ahorrar tiempo mediante la optimización de los procesamientos de los pagos, el seguimiento de los pagos y la vista general que ofrece del estado de los pagos.

Obtén más información sobre el programa de facturación

• Los 3 mejores programas de contabilidad para pymes que simplifican las operaciones diarias

Fuentes

1. Datos de precio del software de Capterra: solo se incluyen en los análisis de precios los productos con información a disposición del público sobre precios y los productos de software cualificados dentro de la categoría. Las conversiones de divisas se basan en el tipo de cambio del día de publicación de esta guía y pueden diferir de los tipos de cambio actuales. Consulta la metodología completa aquí.

2. Datos de opiniones de Capterra: las opiniones de Capterra proceden de usuarios verificados de cada uno de los productos de software. A efectos de este informe, hemos analizado las opiniones del año anterior a fecha de producción. El número de productos se refiere a nuestro catálogo completo. Consulta la metodología completa aquí.