Software de gestión de procesos

El software de gestión de procesos (BPM) es una herramienta que ayuda a crear, optimizar y gestionar distintos procesos como la facturación, la elaboración de presupuestos, el marketing y la contabilidad. Los gerentes lo usan como una plataforma colaborativa que facilita el desarrollo y mejora de procesos complejos a medida que cambian las necesidades de la empresa.

Muchas organizaciones usan herramientas BPM para coordinar, programar y sincronizar flujos de trabajo interdepartamentales. Estas soluciones también pueden usarse para probar la efectividad de nuevas estrategias y formular buenas prácticas para proyectos futuros.

Ventajas del software de gestión de procesos

La importancia del BPM aumenta a medida que las organizaciones buscan una mayor competitividad automatizando sus principales flujos de trabajo. El software BPM ofrece las siguientes ventajas:

• Agilizar la empresa: personalizar y calibrar procesos según los requisitos del negocio. Usar el software para crear un entorno ágil que permita mejorar y automatizar los procesos con una función de gestión de reglas. Así, las personas sin conocimientos de programación pueden añadir/modificar lógicas empresariales en su estrategia de BPM.
• Supervisar mejor el cumplimiento: el software BPM ayuda a las organizaciones a cumplir las normas y requisitos del sector. Para ello, se integra con módulos específicos de cada departamento que se sincronizan con el software BPM a nivel organizativo. El software documenta los procedimientos y garantiza el cumplimiento de las medidas de seguridad y protección pertinentes.

Funciones comunes del software de gestión de procesos

• Automatizar los procesos empresariales: gestionar información, tareas y procedimientos automatizando los flujos de trabajo y los procesos.
• Colaborar: trabajar de manera eficaz y simultánea en los proyectos de equipo. Facilitar la comunicación y el intercambio de información con múltiples interesados en tiempo real.
• Diseñar procesos sin programación: crear nuevos procesos con funciones de tipo arrastrar y soltar o interfaces visuales sin necesidad de programación alguna.
• Mapear procesos: definir y mapear visualmente todos los detalles y relaciones entre los modelos de procesos empresariales y sus elementos.
• Modelar y diseñar procesos: mapear y diseñar los procesos de la organización con flujos de trabajo digitales que ayudan a mejorar la productividad general.
• Crear informes/analíticas: visualizar, supervisar e informar sobre métricas clave para analizar el rendimiento empresarial.

Consideraciones a la hora de comprar software de gestión de procesos

• Flexibilidad de integración: el proveedor que elijas debe facilitar las integraciones con terceros u ofrecer una plataforma API personalizable para integrar de manera fluida las aplicaciones de tu empresa. Comprueba si las plantillas prediseñadas pueden personalizarse según las necesidades de tu empresa. Solicita pruebas gratis y demos personalizadas para validar la interfaz y el rendimiento del software.
• Tiempo de implementación: este dependerá de la complejidad de los procesos a automatizar y personalizar. Algunas herramientas BPM pueden usarse directamente, mientras que en otras es necesario adaptar las plantillas específicas para cada sector. Consulta al proveedor sobre el tiempo necesario para implementar su software, la duración de la formación y el soporte de TI que ofrece.
• Tipo de solución: en el mercado existen tres niveles de software BPM. Enumera los desafíos a los que se enfrenta tu empresa y relaciona cada uno con las funciones del software. Por ejemplo, las pequeñas empresas preferirán sistemas BPM básicos con interfaces fáciles de usar. Los paquetes BPM avanzados son más adecuados para entornos de trabajo ágiles, ya que permiten la integración de terceros. Por otra parte, los software BPM inteligentes son idóneos para aquellas organizaciones que necesitan incorporar inteligencia operativa compleja en tiempo real.

Tendencias relevantes en software de gestión de procesos

• La gestión de casos adaptativa se implementa cada vez más: este proceso combina distintos subflujos de trabajo en un "caso" para acabar con los flujos de trabajo complejos y monolíticos. Ofrece integración de múltiples canales, colaboración social y compatibilidad móvil para favorecer un entorno de trabajo ágil. A la hora de gestionar procesos ágiles, las empresas emplearán tecnologías de gestión de casos adaptativa que puedan tomar decisiones de manera similar a la humana sin basarse en flujos de trabajo predefinidos. Los proveedores de software BPM ofrecen esta capacidad de gestionar casos adaptativos en sus soluciones de software BPM inteligente. El software BPM inteligente permite a los gerentes estructurar procesos adaptativos para seleccionar la próxima mejor acción. KiSSFLOW, por ejemplo, ha incluido la gestión de casos adaptativa para brindar a sus usuarios un control total sobre los procesos dinámicos.
• La demanda de BPM de código bajo/sin programación sigue aumentando: las empresas adoptan cada vez más soluciones BPM de código bajo/sin programación para acabar con la complejidad del software y las curvas de aprendizaje pronunciadas. Con estas aplicaciones no es necesario contratar a programadores, por lo que aumenta la agilidad. Estas herramientas sustituyen los procedimientos tradicionales de desarrollo de aplicaciones con creadores de formularios listos para usar, funciones de tipo arrastrar y soltar e integraciones prediseñadas. Por ejemplo, los proveedores de software BPM Bonitasoft y Pegasystems han rediseñado sus productos como plataformas de código bajo para ahorrar tiempo y esfuerzo a sus usuarios.