¿Qué es el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos es un paraguas que abarca distintas soluciones, desde herramientas sencillas de gestión del trabajo hasta sólidas soluciones de gestión de cartera. Es importante comprender las diferencias entre estos tipos de software para elegir la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades.

• El software de gestión del trabajo ayuda a los equipos a organizar sus flujos de trabajo, tareas y actividades, así como a colaborar en un espacio de trabajo compartido. Estas herramientas registran la ejecución del trabajo, facilitan la colaboración y ofrecen actualizaciones de estado y datos relevantes para los distintos interesados. Sus usuarios objetivos son profesionales empresariales no técnicos.
• El auténtico software de gestión de proyectos ayuda a los gestores de proyectos y a las organizaciones a ejecutar sus proyectos: iniciativas únicas con un alcance, tiempo, presupuesto y/o recursos determinados. Estas herramientas ayudan a las empresas a planificar, supervisar y controlar los costes, tiempos y recursos para ofrecer el mejor valor posible y satisfacer con éxito los criterios del proyecto. Sus usuarios objetivos son profesionales técnicos, es decir, gestores de proyectos.

La categoría de software de gestión de proyectos de Capterra enumera tanto las herramientas de gestión del trabajo colaborativas como las soluciones de gestión de proyectos más tradicionales, indicando las mejores herramientas de cada una de estas categorías (como gestión de tareas, gestión de recursos, etc.). 

Ventajas de las herramientas de gestión de proyectos

• Mejor colaboración: a menudo, los proyectos requieren de colaboración entre múltiples agentes, como miembros del equipo, otros equipos o clientes externos. El software de gestión de proyectos permite a los equipos colaborar eficazmente y responder a los desafíos y necesidades del proyecto, así como llevar a cabo lluvias de ideas con el fin de mejorar los procesos.
• Agilización de los procesos de gestión de proyectos: el software de gestión de proyectos permite crear tareas, asignarlas y supervisar su estado mediante paneles. Las herramientas de colaboración e intercambio de archivos en tiempo real ayudan a ahorrar tiempo. Los responsables de la empresa disfrutan de un mayor control sobre sus procesos y pueden supervisar el rendimiento del proyecto en los diferentes departamentos.
• Gestión precisa de presupuestos: el software de gestión de proyectos ayuda a los negocios a comparar las estimaciones con los presupuestos reales con el fin de identificar y abordar proactivamente aquellas áreas en las que se excede el presupuesto inicial.

Funciones comunes del software de gestión de proyectos

• Herramientas de colaboración: gestionar la comunicación tanto dentro del equipo como externamente. Algunas soluciones ofrecen también herramientas de mensajería integradas.
• Intercambio de archivos: cargar distintos tipos de archivos, como documentos, imágenes u hojas de cálculo para compartirlos con los compañeros.
• Seguimiento del proyecto: seguir el progreso de los proyectos en tiempo real mediante paneles. Algunos software ofrecen diagramas de Gantt que permiten supervisar múltiples etapas de un mismo proyecto.
• Planificación de producto: crear e implementar estrategias de producto.
• Gestión de tareas: crear tareas, asignarlas y trabajar en equipo en los elementos de acción.
• Seguimiento del porcentaje de cumplimiento: registrar manualmente el porcentaje de finalización de una tarea. Esto ayuda a los usuarios a calcular el tiempo total necesario para la finalización.
• Gestión de recursos: asignar recursos a un proyecto, como trabajadores, contratistas o inventarios físicos.
• Seguimiento de tiempo y gastos: registrar el tiempo y dinero empleados en un proyecto y compararlos con el presupuesto asignado.

Consideraciones a la hora de comprar herramientas de gestión de proyectos

• Instalación local frente a instalación en la nube: las herramientas de gestión de proyectos de instalación local y las basadas en la nube difieren en varios aspectos. Una solución local conlleva gastos como el coste de instalación y los costes de actualización. Por otra parte, el software basado en la nube ofrece modelos de precios por suscripción cuyos costes suelen cobrarse de manera anual o mensual. Además, las soluciones basadas en la nube ofrecen un fácil acceso a los usuarios; estos pueden acceder remotamente desde sus dispositivos mediante navegadores web o aplicaciones móviles. Los compradores deben evaluar sus necesidades y tomar la decisión de compra en base a ellas.
• Coste total de propiedad: además del precio mencionado en el sitio web del producto, las soluciones de gestión de proyectos suelen conllevar costes adicionales relacionados con la compra. Estos costes pueden ser de formación, de implementación y de actualizaciones. Antes de adquirir un software, ten en cuenta el coste total de propiedad.
• Funciones necesarias: algunos sistemas de gestión de proyectos están diseñados para satisfacer necesidades específicas del negocio. El diagrama de Gantt, por ejemplo, es una herramienta de seguimiento y planificación de proyectos que ayuda a los usuarios a supervisar el estado de las tareas en múltiples etapas de un proyecto. El seguimiento de errores es otra función útil que ayuda a los usuarios a supervisar problemas de los clientes, errores técnicos e informes de errores. Los usuarios con necesidades concretas deben evaluar los productos que incluyan las funciones que necesitan. La categoría de software de gestión de proyectos de Capterra te permite buscar y encontrar software según las funciones que deseas, como metodologías ágiles, tableros Kanban o seguimiento de objetivos.

Tendencias relevantes en software de gestión de proyectos

• Los chatbots impulsados por IA están entrando en el software de gestión de proyectos: los chatbots son tecnologías de interfaz de usuario conversacionales que ayudan a los usuarios a automatizar procesos del software de gestión de proyectos, como planificación de reuniones o creación de informes. Así, los usuarios pueden automatizar las tareas administrativas repetitivas para lograr una mayor eficiencia en sus procesos.
• Las herramientas de colaboración social están en alza: las necesidades de los clientes cambian constantemente, así que las empresas buscan sin cesar nuevas formas de trabajo innovadoras. Las soluciones de colaboración social ofrecen funciones como etiquetas y menciones que permiten a los miembros del equipo interactuar mejor y de forma más rápida. Un informe de Gartner indica que "para mantenerse al día de sus proyectos, los empleados usan cada vez más las herramientas de colaboración social en lugar de los productos de gestión de proyectos formales".