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Software de control horario
El software de control horario automatiza el seguimiento de la asistencia, la programación y las vacaciones de los empleados. Los sistemas de control horario ofrecen a las organizaciones una visión general de cómo emplean su tiempo los empleados, así como un análisis de los costes laborales por proyecto. Las herramientas de control horario permiten mantener una base de datos segura de las hojas de horas de los empleados, lo que aumenta la eficacia del control de horas y la facturación. El software de control horario de empleados puede ser independiente, pero a menudo se integra con el software de contabilidad de una organización. Los programas de control horario están relacionado con el software de recursos humanos, el software de nóminas y el software de gestión de personal. Compara las reseñas, características y precios de los productos para encontrar los mejores software de control horario para tu empresa en España. Leer más Mostrar menos
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Guía de Compra de Software de control horario
Tabla de contenido
¿Qué es el software de control horario?
El software de control horario (también conocido como software de gestión del tiempo de trabajo) es una herramienta que automatiza el proceso de supervisión de entradas y salidas, asistencia, horarios y permisos de los empleados. Estos sistemas permiten a las empresas realizar un seguimiento de los tiempos y analizar los costes laborales por proyecto.
Los sistemas de control horario suelen ofrecerse o bien como productos independientes (con funciones de seguimiento temporal y gestión de asistencia) o bien como integraciones de programas de contabilidad (que facilitan el cálculo de las nóminas según el tiempo total trabajado e incorporan estos datos a los informes financieros).
¿Cuáles son las ventajas del software de control horario?
Las ventajas del software de control horario son:
- Calcular las nóminas con precisión gracias al seguimiento temporal digital: la gestión manual de nóminas es ineficaz y puede dar lugar a errores. El personal tiene que recopilar las tarjetas de tiempo de los empleados, calcular las horas trabajadas de cada empleado y computar el total de las nóminas a partir de estas cifras. El software de gestión del tiempo de trabajo permite registrar digitalmente las entradas y las salidas. Esta información se rellena de manera automática en las hojas de tiempo de los empleados, lo que minimiza los errores de cálculo y reduce el tiempo y esfuerzo empleados en esta tarea.
- Supervisar eficazmente el tiempo de trabajo de empleados remotos: en el caso de empleados remotos que trabajan en la oficina, en casa o en otras ubicaciones, el seguimiento manual de los tiempos es complicado, ineficaz y laborioso. El software de gestión del tiempo de trabajo ofrece hojas de horas digitales que automatizan el proceso de seguimiento temporal en múltiples ubicaciones. Algunos productos cuentan con función de captura de pantalla automática. Así, los gerentes pueden supervisar el nivel de compromiso de los equipos estimando el porcentaje de tiempo que emplean en actividades ajenas al trabajo, como las redes sociales o la navegación por Internet.
- Realizar una gestión eficaz de los clientes y el personal: si tu empresa trabaja en múltiples proyectos para distintos clientes, puede resultar frustrante controlar el gasto y el tiempo invertido en cada cliente. Con el registro de tiempo digital, el software de gestión del tiempo de trabajo ofrece informes en tiempo real sobre las horas y el presupuesto empleados en cada proyecto. Esta información ayuda a los gerentes a priorizar proyectos según el presupuesto y tiempo necesarios, así como a realizar una planificación eficaz del personal.
¿Cuáles son las funciones más comunes del software de gestión del tiempo de trabajo?
- Planificar al personal: programar turnos según la disponibilidad de los empleados y la prioridad del proyecto. La planificación puede sincronizarse con el calendario preferido de los empleados (como Google Calendar u Outlook).
- Gestionar tiempo y asistencia: permitir que los empleados verifiquen su asistencia y registren horas de entrada y salida específicas, evitando así la necesidad de calcular manualmente los tiempos para introducir los datos en el sistema de nóminas/contabilidad.
- Supervisar a los empleados que trabajan por horas: calcular el número total de horas trabajadas con las funciones de registro de entrada y salida. Registrar esta información mediante métodos biométricos u otros sistemas de registro electrónico de tiempos.
- Gestionar las bajas por enfermedad: permitir a los empleados enviar solicitudes de baja laboral y reenviarlas a los gerentes para su aprobación.
- Gestionar permisos/vacaciones: proporcionar un portal de empleados para registrar las solicitudes de vacaciones y permisos y reenviarlas a los gerentes para su aprobación.
¿Qué consideraciones hay que tener a la hora de comprar software de control horario?
- Registro electrónico de tiempos: las empresas buscan constantemente nuevas maneras de mejorar la precisión del registro de tiempos. Uno de estos métodos es el registro electrónico de tiempos, que emplea tarjetas de acceso, dispositivos biométricos u otros para registrar las horas de entrada y salida. El registro electrónico de tiempos automatiza todo el proceso y evita que unos empleados fichen en nombre de otros. En el mercado se encuentran disponibles distintos dispositivos de registro electrónico de tiempos, como credenciales con código de barras, credenciales con banda magnética, lectores de huella dactilar o sensores de proximidad. Si tu empresa usa o planea usar uno o más de estos sistemas, evalúa aquellos software de gestión del tiempo de trabajo que sean compatibles con dichos dispositivos.
- Registro móvil basado en web y aplicaciones móviles: cada vez hay más personal remoto en las pequeñas empresas, lo que supone un importante reto para el seguimiento temporal. Las soluciones de gestión del tiempo de trabajo móviles y basadas en web ayudan a las empresas a resolver este problema permitiendo a los empleados fichar desde sus smartphones. Algunos productos incluyen seguimiento GPS que proporciona a los gerentes información sobre la ubicación de los miembros del equipo. Si tu empresa cuenta con trabajadores móviles y remotos, busca un software de gestión del tiempo de trabajo que ofrezca acceso móvil.
¿Cuáles son las tendencias relevantes en software de control horario?
- La inteligencia artificial (IA) transforma el mercado de software de gestión del tiempo de trabajo: la búsqueda de métodos de registro de tiempo más precisos y eficientes está impulsando la adopción de la IA en el espacio de software de gestión del tiempo de trabajo. Las tecnologías de IA, como el reconocimiento facial, ofrecen a los usuarios una manera eficaz e infalible de validar la asistencia de los empleados. La IA también ayuda a las empresas a analizar grandes conjuntos de datos de dispositivos GPS, además de ofrecer información en tiempo real sobre la ubicación de los empleados remotos.
- Los chatbots impulsarán la automatización del software de control horario: la adopción de los chatbots en las pequeñas empresas es cada vez mayor. Un estudio de Capterra indica que el 68 % de las pequeñas empresas usa ya chatbots o planea implementarlos en 2020. Con los chatbots, las empresas pueden conversar en tiempo real con los empleados y registrar el estado de su trabajo actual. Por ejemplo, un chatbot puede preguntar a los empleados cómo van los proyectos y tareas en los que trabajan e introducir sus respuestas en hojas de tiempos.