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Herramientas de gestión de tareas

Las herramientas de gestión de tareas permiten a grupos de usuarios trabajar juntos con más cohesión para completar proyectos de forma rápida y completa. Las funciones de seguimiento de tiempos y proyectos aseguran que todas las tareas del proyecto estén cubiertas y que los informes de progreso estén actualizados. Las apps para organizar tareas también incluyen funciones de asignación y plazos automáticos de tiempo, sincronización de correo electrónico, listas de tareas (to-do lists), interfaz colaborativa para todos los usuarios y recordatorios de tareas. Algunas de las categorías de software relacionadas con el software gestor de tareas incluyen el software de gestión de proyectos, el software de administración de ideas, los programas de automatización de servicios profesionales, el software para tiempo y gastos, y el software de gestión del flujo de trabajo (workflow).

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SpiraPlan es un sistema listo para usar de gestión de programas empresariales ágil que ayuda a planificar, gestionar y hacer seguimiento de tus programas y recursos. Descubre más sobre SpiraPlan
SpiraPlan es la herramienta de gestión ágil de programas empresariales que te permite sincronizar tus proyectos, programas, carteras y recursos para asegurarte de que las personas adecuadas estén haciendo el trabajo correcto para cumplir con tus objetivos. Con SpiraPlan, gestiona tus tareas, requisitos, problemas, código y riesgo de forma rápida y fácil. SpiraPlan incluye un sólido sistema de gestión de tareas que permite a los usuarios definir tareas, categorizarlas en tipos, organizar por carpeta, asignar a los miembros del equipo y realizar un seguimiento del progreso hasta su finalización. Descubre más sobre SpiraPlan

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Zoho Sprints es una ágil herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los equipos Scrum a planificar, rastrear y estar siempre listos para el cambio. Descubre más sobre Zoho Sprints
Zoho sprints es una herramienta gratuita en línea de gestión de proyectos ágil para equipos Scrum. Agrega historias de usuarios a tu backlog; calcula y prioriza los elementos de trabajo; mantente según lo planeado con tableros y subprocesos de desarrollo; obtén información útil de gráficas de velocidad, requisitos pendientes y realizados; colabora con tu equipo en una comunicación mediante redes sociales; y programa tu revisión y reuniones retrospectivas desde un solo lugar. Descubre más sobre Zoho Sprints

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Más de 1 000 000 de equipos usan Trello en todo el mundo como herramienta de gestión de tareas para planificar, organizar y lograr sus objetivos desde cualquier dispositivo.
Las herramientas rara vez celebran el viaje que los equipos realizan para abordar sus tareas y alcanzar sus objetivos: Trello aporta recompensas y facilidad al proceso de gestión de tareas. Los equipos pueden celebrar sus logros con funciones divertidas y flexibles, intuitivamente sencillas, que fomentan un toque personal. Los equipos pueden almacenar y rastrear la información de forma transparente, llevar a cabo mejores reuniones y automatizar las tareas repetitivas con una interfaz intuitiva que facilita la incorporación de cualquier usuario, todo desde la misma plataforma. Descubre más sobre Trello

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Con la confianza de millones, Basecamp pone todo lo que necesitas para realizar tu trabajo en un solo lugar.
El chat grupal por sí solo no es suficiente. Basecamp combina *todas* las herramientas que los equipos necesitan juntas en un solo lugar: tableros de mensajes, horarios, listas de tareas, chat grupal, almacenamiento de documentos y archivos y más. En lugar de cosas dispersas por todas partes, todo en lo que estás trabajando estará en un lugar organizado y optimizado. Todos sabrán qué hacer. Nada se escapará de tus manos. Siempre sabrás exactamente qué está pasando. Descubre más sobre Basecamp

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JIRA es una herramienta completa de gestión de tareas para equipos que planifican y generan productos excelentes.
JIRA es la herramienta de gestión de tareas para equipos que planifican y generan productos excelentes. Millones de equipos eligen JIRA para capturar y organizar problemas, asignar trabajo y dar seguimiento a la actividad del equipo. En tu escritorio o sobre la marcha con la nueva interfaz móvil, JIRA ayuda al equipo a hacer el trabajo. Descubre más sobre Jira

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Asana es la forma más fácil de organizar el trabajo de tu equipo. Descubre por qué más de 11 000 clientes puntúan Asana con un 4,5/5.
Asana es una herramienta de gestión de tareas que ayuda a los equipos a organizar todo su trabajo, desde tareas diarias hasta iniciativas estratégicas. Asana permite conectar el trabajo y reunir a los equipos en un solo lugar. Organízate con listas, tableros, calendarios o diagramas de Gantt, como prefieras. Haz como más de 135 000 organizaciones de pago y millones de equipos en 190 países y únete a Asana para trabajar más y mejor. Puedes empezar a usar Asana en escasos minutos. Descubre más sobre Asana

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Reúne todo el trabajo de tu equipo y unifica tu flujo de trabajo. Crea, colabora y almacena información; todo en un solo lugar.
Evernote Business reúne todo el trabajo de tu equipo. Crea documentos, colabora en proyectos y almacena información; todo en un solo lugar. Los integrantes del equipo pueden acceder, editar, cargar y compartir notas y archivos desde cualquier dispositivo, incluso si no tienen conexión. Sortea los obstáculos y encuentra rápidamente la información que necesitas gracias a las potentes capacidades de búsqueda y a la integración con herramientas que ya utilizas. Unifica tu flujo de trabajo con Evernote Business. Descubre más sobre Evernote Teams

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El diseño simple y sin código de esta solución facilita que cualquiera cree flujos de trabajo en minutos, lo que deja al sector de TI más tiempo para las cosas importantes.
Capacita a tus usuarios y equipos para que automaticen el trabajo repetible a su manera. El diseño simple y sin código de esta solución facilita que cualquiera cree flujos de trabajo en minutos, lo que deja al sector de TI más tiempo para las cosas importantes. Una interfaz flexible y una gama de capacidades potentes te ayudan a automatizar tanto las tareas simples como los procesos sofisticados. El resultado: mejores flujos de trabajo, como revisión de contenido optimizada, contratación de personal estandarizada y aprobaciones de contratos aceleradas. Descubre más sobre Box

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Planifica, administra y supervisa las tareas de tu equipo en una plataforma adaptada específicamente a tus necesidades únicas.
Crea un administrador de tareas perfecto para tu equipo y planifica, administra y rastrea fácilmente tu trabajo; todo en una plataforma intuitiva. Incorpora todas las herramientas que ya usas con integraciones nativas o mediante una API. Agrega automatizaciones sin código para pasar menos tiempo persiguiendo a tu equipo y más tiempo ayudándolo. Así tendrás la visibilidad que necesitas para controlar de verdad tus flujos de trabajo. Descubre más sobre monday.com

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ClickUp es una de las principales herramientas de gestión de tareas del mundo y cuenta con características totalmente personalizables y patentadas.
Con funciones como tareas, subtareas, recordatorios, prioridades de tareas, seguimiento temporal, vistas personalizadas, objetivos, dependencias y estados personalizados, ClickUp tiene todo lo que necesitas a fin de administrar tareas para cualquier proyecto o equipo. ClickUp es una importante herramienta de gestión de tareas que cubre todas las necesidades de las tareas en una sola aplicación; es utilizada por más de 100 000 equipos en empresas como Airbnb, Google y Uber. Creada para uso personal y dirigida a equipos de todos los tamaños y sectores, ClickUp es una herramienta destacada para la gestión de tareas. Descubre más sobre ClickUp

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Smartsheet es una plataforma de ejecución de trabajo en línea que permite a organizaciones de todos los tamaños planificar, administrar, automatizar e informar sobre el trabajo.
Smartsheet, una plataforma de ejecución del trabajo online, permite a organizaciones de todos los tamaños planificar, hacer el seguimiento, automatizar e informar sobre el trabajo. Más de 80 000 marcas confían en Smartsheet para la gestión de los proyectos y el trabajo debido a que tiene una interfaz fácil de usar, paneles y diagramas de Gantt en tiempo real y funciones de automatización del trabajo. *Premios 2018: Nombrado "Líder en administración de trabajo colaborativo empresarial" por Forrester Research, seleccionado para la lista Fast 500 de Deloitte y reconocido por innovación y visión tecnológicas por 451 Research. Descubre más sobre Smartsheet

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Microsoft To Do es un software colaborativo que permite a los usuarios compartir listas de tareas entre ellos, establecer recordatorios y agregar notas.
Microsoft To Do es un software colaborativo que permite a los usuarios compartir listas de tareas entre ellos, establecer recordatorios y agregar notas. Descubre más sobre Microsoft To Do

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Wrike es un software de gestión de tareas empresariales con plantillas, control del tiempo, diagramas de Gantt, tablas Kanban, etc.
Wrike es un software de gestión de tareas galardonado para equipos empresariales. Ofrece seguridad avanzada y escalabilidad total. Los gestores de proyectos, productos y programas pueden usar diagramas de Gantt de un clic, tablas Kanban, informes sencillos y uso compartido de archivos y asignación de tareas automatizados. Cuenta con soluciones más adaptadas, como Wrike for Marketers y Wrike for Professional Services, cada una con funciones, flujos y plantillas específicos líderes en el sector. Descubre más sobre Wrike

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Todoist ayuda a las personas a organizarse para que puedan vivir una vida más placentera y pacífica.
Todoist es una aplicación simple, pero poderosa, de listas de tareas que puede ayudar a cualquier persona a organizarse y obtener tranquilidad, sin importar dónde se encuentre o qué dispositivo utilice. Desde la planeación de proyectos a gran escala hasta simplemente recordar el pago de la renta, Todoist ayuda a sacar cosas de tu cabeza y colocarlas en tu lista de tareas pendientes. Con la confianza de más de 10 millones de personas y elogiada como una aplicación que cambia la vida en The Guardian, USA Today, el New York Times, The Wall Street Journal, Forbes, Lifehacker y más. Descubre más sobre Todoist

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Notion es un software de gestión de tareas que conecta tus notas, tareas y wiki en una sola herramienta.
Notion es un software de gestión de tareas que conecta tus notas, tareas y wiki en una sola herramienta. Decenas de miles de equipos y empresas de todo el mundo lo utilizan para mantener a sus empleados informados y trabajar juntos en un solo lugar. Al reunir todo el trabajo y el conocimiento en un mismo sitio y hacerlo altamente personalizable, Notion garantiza el enfoque y la transparencia, al tiempo que consolida las herramientas, ahorra tiempo e impulsa una mayor productividad para equipos de todos los tamaños. Descubre más sobre Notion

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Airtable es la base de datos que cualquiera puede usar con una hermosa interfaz de hoja de cálculo.
Airtable es la base de datos relacional para el resto de nosotros. Con una interfaz tipo hoja de cálculo que cualquier persona puede usar, colaboración en tiempo real y funciones avanzadas, como archivos adjuntos y creación de informes, Airtable es la base de datos moderna más fácil de usar. Descubre más sobre Airtable

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Software para gestión de recursos para equipos. Ayuda a más de 3000 equipos globales a planificar y programar sus recursos.
Software para gestión de recursos en el que confían más de 3000 de los mejores equipos del mundo. Desde 2012, Float ha estado ayudando a marcas como BuzzFeed, Ogilvy, M&C Saatchi y Deloitte a planificar proyectos y programar el tiempo de sus equipos. Con una interfaz fácil de usar, con función de arrastrar y soltar, atajos de edición prácticos y potentes herramientas de creación de informes, Float hace que la gestión de recursos sea visual y simple. Se integra con Slack, Google Calendar, Outlook, Teamwork y Zapier. Ofrece aplicación para iOS y Android. Prueba gratis de 30 días. Descubre más sobre Float

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Una de las principales plataformas de pizarra colaborativa online para planificar, supervisar y visualizar proyectos y dependencias.
Miro es una de las principales plataformas de pizarra compartida para equipos de cualquier tamaño. Cuenta con más de 13 millones de usuarios en todo el mundo. Simplifica tus flujos de trabajo, optimiza tus rutinas diarias y céntrate en supervisar los resultados y el progreso desde el panel de control de Miro. Organiza rápidamente las tareas de diferentes canales y mapéalas en una pizarra digital. Aprovecha sus potentes integraciones con Jira, Asana, Monday, Trello, Airtable y más. Comienza en cuestión de segundos con sus más de 250 plantillas prediseñadas. Descubre más sobre Miro

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Hubstaff cuenta con funciones fiables de gestión de tareas y supervisión de empleados para equipos remotos y de campo. Facturación, creación de informes, nóminas y más.
Combate la ineficiencia y trabaja mejor con la gestión de tareas de Hubstaff. Realiza un seguimiento del tiempo a través de aplicaciones de escritorio, web y móviles sencillas; administra tareas, creación de informes y más aspectos a través de un único panel de control. Hubstaff se integra con más de 30 aplicaciones, que incluyen a Jira, Asana, GitHub, Slack y PayPal, para que tu empresa pueda funcionar de manera más eficiente. Observa cómo se realiza el trabajo en tiempo real, realiza un seguimiento de la ubicación con GPS y geodelimitación, identifica los obstáculos y sigue avanzando. Disponible para Mac, Windows, Linux, iOS y Android. Descubre más sobre Hubstaff

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Una destacada solución de gestión del trabajo colaborativo que ayuda a los equipos a realizar el trabajo adecuado con mayor visibilidad y productividad.
Adobe Workfront es una solución colaborativa de gestión del trabajo que aborda los desafíos de los equipos desconectados, las herramientas aisladas y el ritmo incesante del trabajo empresarial. Workfront proporciona visibilidad de todo el trabajo desde una plataforma única y escalable que consolida las tareas en una sola vista similar a la de las redes sociales. Las organizaciones pueden usar esta plataforma para centralizar las solicitudes entrantes para priorización. Los equipos pueden usar sencillas capacidades de edición en línea para actualización de tareas, plazos, asignatarios y más. Descubre más sobre Adobe Workfront

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7shifts es una herramienta robusta de planificación de personal, comunicación y compromiso que ha sido creada específicamente para restaurantes. Comienza gratis hoy.
7shifts permite que restaurantes de todos los tamaños recorten los costes de mano de obra, retengan al personal y cumplan con las normas referidas a la mano de obra mediante herramientas robustas de planificación, comunicación, cumplimiento de normas y compromiso. 7shifts ayuda a los gerentes a ahorrar 5 horas por semana en la planificación, a minimizar el caos de llamadas y mensajes de texto con comunicación optimizada, a administrar el personal sobre la marcha con aplicaciones móviles gratuitas y a recortar los costes de mano de obra en hasta un 3 % mediante la integración con su POS. Únete a más de 250 000 profesionales de restaurantes que utilizan 7shifts para simplificar su vida. ¡Comienza hoy tu prueba gratis! Descubre más sobre 7shifts

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MeisterTask es una herramienta web de gestión de proyectos y tareas perfecta para gestionar tus tareas.
MeisterTask es una herramienta web de gestión de proyectos y tareas perfecta para gestionar tus tareas. Sus atractivas interfaces, funciones intuitivas e integraciones perfectas con otras herramientas hacen que sea una opción lógica para equipos de todo el mundo que desean gestionar sus tareas. Esta herramienta forma parte de Meister Suite, un paquete de productos que ayuda a gestionar el flujo de trabajo a la perfección. Desde la generación de ideas con la herramienta de mapeado mental MindMeister hasta la documentación online con MeisterNote. Descubre más sobre MeisterTask

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Teamwork es una aplicación de gestión de tareas para equipos de todos los tamaños y sectores que te permite ser más eficaz, organizado y feliz.
Gestiona tu trabajo, no tu software. Teamwork es una herramienta intuitiva de gestión de tareas que permite a tu equipo visualizar y automatizar tareas para poder concentrarse en el trabajo importante. Teamwork tiene todo lo que necesitas para colaborar de manera eficaz, alcanzar fechas límite y lograr resultados de alto rendimiento. Descubre más sobre Teamwork.com

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Bitrix24 es una solución gratuita de gestión de proyectos y tareas de equipo. Es utilizada por más de 12 millones de equipos en todo el mundo. Ediciones de código abierto, en la nube y móvil
¿Buscas el mejor software gratuito de gestión de tareas de equipo? Prepárate para quedar impresionado con Bitrix24. Sí, obtienes equipos ilimitados gratis y tareas ilimitadas gratis. ¿Sigue sin impresionarte? Agrega seguimiento de tiempo libre, subtareas, plantillas de tareas y roles de tareas. ¿Quieres más? Bien, los gráficos de Gantt, los calendarios compartidos, la delegación de tareas, los informes de tareas y la vista de supervisor son todo tuyos. ¿Quieres una gestión de tareas de equipo muy simple de usar? La tienes. ¿Eres un usuario avanzado? Trabaja sin problemas. Lo utilizan 12 millones de equipos usan ya Bitrix24. Descubre más sobre Bitrix24

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Gestiona tus tareas con el software de gestión de tareas de EngageBay y asegúrate de que tu equipo está siempre al día.
EngageBay ofrece una herramienta fácil y eficaz para asignar y administrar tareas entre tus equipos de marketing, ventas y asistencia. El software de gestión de tareas te permite crear y asignar tareas para los miembros de tu equipo y verificar si estas han sido completadas. Establece niveles de prioridad y envía notificaciones por correo electrónico para las tareas pendientes. Automatiza el proceso de asignación de tareas y evita tener que hacerlo manualmente. Supervisa el progreso para asegurarte de que las tareas se realizan en el momento oportuno. Descubre más sobre EngageBay CRM

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Guía de Compra de Herramientas de gestión de tareas

¿Qué son las herramientas de gestión de tareas?

La gestión de tareas es parte esencial de la gestión de proyectos. Estas herramientas ayudan a las empresas a segmentar un proyecto en tareas asociadas y secuenciales. Cada tarea se planifica, distribuye, programa y supervisa de manera individual. Las herramientas de gestión de tareas son programas que ayudan a tu equipo a trabajar de forma cohesionada con funciones como programación de tareas, creación de informes de progreso y seguimiento temporal. Los usuarios pueden comprobar el tiempo empleado en cada tarea y todo el equipo puede cumplir más fácilmente los plazos del proyecto. Los sistemas de gestión de tareas incluyen funciones adicionales como planificación de presupuesto, sincronización de correo electrónico, listas y recordatorios de tareas.

###¿Cuáles son las ventajas de las herramientas de gestión de tareas?

Las herramientas de gestión de tareas ayudan a tu empresa a agilizar el ciclo de vida de los proyectos, minimizan las posibilidades de obstáculos repentinos y facilitan la colaboración y comunicación del equipo. Todo ello sirve para ahorrar tiempo y dinero a tu empresa.

Sus ventajas específicas son:

  • Aumentar la productividad: el software de gestión de tareas permite a los gestores de proyecto segmentar los proyectos en tareas y subtareas. Puedes asignar cada tarea a una persona o equipo específico y establecer un conjunto único de objetivos, KPI e hitos. Cada miembro del equipo tendrá unas responsabilidades y deberes concretos.
  • Optimizar la gestión del flujo de trabajo: con los programas de gestión de tareas, tu empresa puede analizar todo el ciclo de vida de un proyecto para identificar cuellos de botella y actividades laboriosas que necesitan de atención especial. Así, los gerentes pueden priorizar y programar tareas, además de diseñar de manera eficiente la estrategia general del proyecto para una ejecución sin problemas.

Cuáles son las funciones más comunes de las herramientas de gestión de tareas?

Las funciones más comunes de las herramientas de gestión de tareas son:

  • Alertar/notificar: supervisar los principales hitos y notificar a las partes interesadas sobre nuevas asignaciones, actualizaciones, errores y logros.
  • Editar/actualizar tareas: editar y actualizar una tarea según las necesidades del proyecto o la disponibilidad de recursos.
  • Seguir el progreso de las tareas: supervisar el progreso a través de todo el ciclo de vida y monitorizar los indicadores clave de rendimiento.
  • Programar tareas: programar y asignar tareas a personas o equipos. Esto incluye el establecimiento de fechas de inicio y fin durante la creación de la tarea.
  • Etiquetar tareas: crear etiquetas para tareas y subtareas que permitan organizarlas y categorizarlas, aportar contexto y recopilar información relacionada con las tareas.
  • Crear subtareas: dividir las tareas en subtareas, más pequeñas y prácticas, que faciliten su ejecución y gestión.
  • Gestionar tareas recurrentes: crear tareas y eventos que se repitan a una hora y día específicos a lo largo de la semana, mes o año. Así, las empresas evitan tener que reprogramar el trabajo redundante.
  • Realizar un seguimiento temporal: supervisar el tiempo empleado colectivamente por todos en sus tareas asignadas.

Consideraciones a la hora de comprar herramientas de gestión de tareas

  • Necesidades de la empresa: las herramientas de gestión de tareas suelen ofrecer distintas opciones de suscripción, desde planes básicos hasta otros más avanzados. Los costos de suscripción aumentarán a medida que añadas funciones. Tu empresa debe evaluar sus principales necesidades, comparar planes de precios de múltiples productos y elegir un producto que se adapte tanto a los requisitos como al presupuesto de la empresa.
  • Software específico del mercado: si tu empresa pertenece a un nicho de mercado concreto, como atención sanitaria, marketing, logística o construcción, busca una solución de gestión de tareas diseñada específicamente para tu mercado. Estas soluciones te ayudarán a gestionar e informar de las tareas conforme a los requisitos legales y de cumplimiento de tu sector sin costo adicional. (Consulta, por ejemplo, este artículo de Capterra sobre soluciones de gestión de proyectos conformes a HIPAA).

Tendencias relevantes en herramientas de gestión de tareas

  • La IA y los chatbots son el futuro: si tu solución principal integra capacidades de inteligencia artificial (IA), tu empresa podrá automatizar la mayoría de los flujos de trabajo redundantes. Los chatbots pueden automatizar flujos de trabajo cruciales del sistema de gestión de tareas, como asignaciones automáticas de tareas, promoción de contenido, creación de informes de estado y más.
  • Movilidad: aunque la movilidad no es un concepto nuevo en los sistemas de gestión de tareas, sigue siendo una tendencia clave. Con una globalización y movilización de recursos cada vez mayor, los usuarios buscan herramientas de gestión de tareas preparadas para el entorno móvil que les permitan supervisar sus tareas asignadas, comprobar la programación, monitorizar el progreso y mantener la comunicación en todo momento.