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Herramientas de gestión de tareas

Las herramientas de gestión de tareas permiten a grupos de usuarios trabajar juntos con más cohesión para completar proyectos de forma rápida y completa. Las funciones de seguimiento de tiempos y proyectos aseguran que todas las tareas del proyecto estén cubiertas y que los informes de progreso estén actualizados. Las apps para organizar tareas también incluyen funciones de asignación y plazos automáticos de tiempo, sincronización de correo electrónico, listas de tareas (to-do lists), interfaz colaborativa para todos los usuarios y recordatorios de tareas. Algunas de las categorías de software relacionadas con el software gestor de tareas incluyen el software de gestión de proyectos, el software de administración de ideas, los programas de automatización de servicios profesionales, el software para tiempo y gastos, y el software de gestión del flujo de trabajo (workflow).

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Zoho Sprints es una ágil herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los equipos Scrum a planificar, rastrear y estar siempre listos para el cambio. Descubre más sobre Zoho Sprints
Zoho sprints es una herramienta gratuita en línea de gestión de proyectos ágil para equipos Scrum. Agrega historias de usuarios a tu backlog; calcula y prioriza los elementos de trabajo; mantente según lo planeado con tableros y subprocesos de desarrollo; obtén información útil de gráficas de velocidad, requisitos pendientes y realizados; colabora con tu equipo en una comunicación mediante redes sociales; y programa tu revisión y reuniones retrospectivas desde un solo lugar. Descubre más sobre Zoho Sprints

Funcionalidades

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Bitrix24 es una solución gratuita de gestión de proyectos y tareas de equipo. Es utilizada por más de 15 millones de equipos en todo el mundo. Descubre más sobre Bitrix24
¿Buscas el mejor software gratuito de gestión de tareas de equipo? Prepárate para quedar impresionado con Bitrix24. Sí, obtienes equipos ilimitados gratis y tareas ilimitadas gratis. ¿Sigue sin impresionarte? Agrega seguimiento de tiempo libre, subtareas, plantillas de tareas y roles de tareas. ¿Quieres más? Bien, los gráficos de Gantt, los calendarios compartidos, la delegación de tareas, los informes de tareas y la vista de supervisor son todo tuyos. ¿Quieres una gestión de tareas de equipo muy simple de usar? La tienes. ¿Eres un usuario avanzado? Trabaja sin problemas. Lo utilizan 15 millones de equipos usan ya Bitrix24. Descubre más sobre Bitrix24

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Más de 1 000 000 de equipos usan Trello en todo el mundo como herramienta de gestión de tareas para planificar, organizar y lograr sus objetivos desde cualquier dispositivo.
Las herramientas rara vez celebran el viaje que los equipos realizan para abordar sus tareas y alcanzar sus objetivos: Trello aporta recompensas y facilidad al proceso de gestión de tareas. Los equipos pueden celebrar sus logros con funciones divertidas y flexibles, intuitivamente sencillas, que fomentan un toque personal. Los equipos pueden almacenar y rastrear la información de forma transparente, llevar a cabo mejores reuniones y automatizar las tareas repetitivas con una interfaz intuitiva que facilita la incorporación de cualquier usuario, todo desde la misma plataforma. Descubre más sobre Trello

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JIRA es una herramienta completa de gestión de tareas para equipos que planifican y generan productos excelentes.
JIRA es la herramienta de gestión de tareas para equipos que planifican y generan productos excelentes. Millones de equipos eligen JIRA para capturar y organizar problemas, asignar trabajo y dar seguimiento a la actividad del equipo. En tu escritorio o sobre la marcha con la nueva interfaz móvil, JIRA ayuda al equipo a hacer el trabajo. Descubre más sobre Jira

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Con la confianza de millones, Basecamp pone todo lo que necesitas para realizar tu trabajo en un solo lugar.
El chat grupal por sí solo no es suficiente. Basecamp combina *todas* las herramientas que los equipos necesitan juntas en un solo lugar: tableros de mensajes, horarios, listas de tareas, chat grupal, almacenamiento de documentos y archivos y más. En lugar de cosas dispersas por todas partes, todo en lo que estás trabajando estará en un lugar organizado y optimizado. Todos sabrán qué hacer. Nada se escapará de tus manos. Siempre sabrás exactamente qué está pasando. Descubre más sobre Basecamp

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Mejora la gestión de tareas con la IA de Asana. Optimiza los procesos complejos, los análisis de datos y el trabajo en equipo.
Asana transforma la gestión de tareas con funciones basadas en la IA que optimizan tus flujos de trabajo, te ofrecen análisis de datos y fomentan una colaboración eficiente en tu equipo. Gestiona las tareas, monitoriza el rendimiento y adáptate rápidamente a los cambios de prioridades. Con las plantillas de proyectos, la gestión de objetivos y el seguimiento automatizado del progreso, Asana garantiza que tu equipo logre sus objetivos más rápido. Utiliza análisis de datos basados en la inteligencia artificial para optimizar la asignación de recursos. Asana dará a tu organización las herramientas que necesita para trabajar de forma más inteligente, independientemente de que gestiones campañas, incorporaciones o lanzamientos de productos. Descubre más sobre Asana

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Reúne todo el trabajo de tu equipo y unifica tu flujo de trabajo. Crea, colabora y almacena información; todo en un solo lugar.
Evernote Business reúne todo el trabajo de tu equipo. Crea documentos, colabora en proyectos y almacena información; todo en un solo lugar. Los integrantes del equipo pueden acceder, editar, cargar y compartir notas y archivos desde cualquier dispositivo, incluso si no tienen conexión. Sortea los obstáculos y encuentra rápidamente la información que necesitas gracias a las potentes capacidades de búsqueda y a la integración con herramientas que ya utilizas. Unifica tu flujo de trabajo con Evernote Business. Descubre más sobre Evernote Teams

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El diseño simple y sin código de esta solución facilita que cualquiera cree flujos de trabajo en minutos, lo que deja al sector de TI más tiempo para las cosas importantes.
Capacita a tus usuarios y equipos para que automaticen el trabajo repetible a su manera. El diseño simple y sin código de esta solución facilita que cualquiera cree flujos de trabajo en minutos, lo que deja al sector de TI más tiempo para las cosas importantes. Una interfaz flexible y una gama de capacidades potentes te ayudan a automatizar tanto las tareas simples como los procesos sofisticados. El resultado: mejores flujos de trabajo, como revisión de contenido optimizada, contratación de personal estandarizada y aprobaciones de contratos aceleradas. Descubre más sobre Box

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Planifica, administra y supervisa las tareas de tu equipo en una plataforma adaptada específicamente a tus necesidades únicas.
Crea un administrador de tareas perfecto para tu equipo y planifica, administra y rastrea fácilmente tu trabajo; todo en una plataforma intuitiva. Incorpora todas las herramientas que ya usas con integraciones nativas o mediante una API. Agrega automatizaciones sin código para pasar menos tiempo persiguiendo a tu equipo y más tiempo ayudándolo. Así tendrás la visibilidad que necesitas para controlar de verdad tus flujos de trabajo. Descubre más sobre monday.com

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ClickUp es una de las principales herramientas de gestión de tareas del mundo y cuenta con características totalmente personalizables y patentadas.
Con funciones como tareas, subtareas, recordatorios, prioridades de tareas, seguimiento temporal, vistas personalizadas, objetivos, dependencias y estados personalizados, ClickUp tiene todo lo que necesitas a fin de administrar tareas para cualquier proyecto o equipo. ClickUp es una importante herramienta de gestión de tareas que cubre todas las necesidades de las tareas en una sola aplicación; es utilizada por más de 100 000 equipos en empresas como Airbnb, Google y Uber. Creada para uso personal y dirigida a equipos de todos los tamaños y sectores, ClickUp es una herramienta destacada para la gestión de tareas. Descubre más sobre ClickUp

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HubSpot CRM es el CRM 100 % gratuito, flexible e intuitivo que encantará a tu equipo de ventas.
Ideal para empresas que tienen entre 10 y 1000 empleados. Adéntrate en el siglo XXI con HubSpot CRM, un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) que es fácil de usar, elimina el trabajo manual y realmente ayuda a tu equipo de ventas a vender. Es gratis y puedes comenzar a usarlo ahora mismo. HubSpot CRM permite mantener todos los contactos en una base de datos centralizada y personalizable, registra automáticamente cada interacción y recorre continuamente Internet, haciendo un seguimiento de más de 13 millones de empresas (y en crecimiento). Descubre más sobre HubSpot CRM

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Smartsheet es una plataforma de ejecución de trabajo en línea que permite a organizaciones de todos los tamaños planificar, administrar, automatizar e informar sobre el trabajo.
Smartsheet, una plataforma de ejecución del trabajo online, permite a organizaciones de todos los tamaños planificar, hacer el seguimiento, automatizar e informar sobre el trabajo. Más de 80 000 marcas confían en Smartsheet para la gestión de los proyectos y el trabajo debido a que tiene una interfaz fácil de usar, paneles y diagramas de Gantt en tiempo real y funciones de automatización del trabajo. *Premios 2018: Nombrado "Líder en administración de trabajo colaborativo empresarial" por Forrester Research, seleccionado para la lista Fast 500 de Deloitte y reconocido por innovación y visión tecnológicas por 451 Research. Descubre más sobre Smartsheet

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Microsoft To Do es un software colaborativo que permite a los usuarios compartir listas de tareas entre ellos, establecer recordatorios y agregar notas.
Microsoft To Do es un software colaborativo que permite a los usuarios compartir listas de tareas entre ellos, establecer recordatorios y agregar notas. Descubre más sobre Microsoft To Do

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Wrike es un software de gestión de tareas empresariales con plantillas, control del tiempo, diagramas de Gantt, tablas Kanban, etc.
Wrike es un software de gestión de tareas galardonado para equipos empresariales. Ofrece seguridad avanzada y escalabilidad total. Los gestores de proyectos, productos y programas pueden usar diagramas de Gantt de un clic, tablas Kanban, informes sencillos y uso compartido de archivos y asignación de tareas automatizados. Cuenta con soluciones más adaptadas, como Wrike for Marketers y Wrike for Professional Services, cada una con funciones, flujos y plantillas específicos líderes en el sector. Descubre más sobre Wrike

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Todoist ayuda a las personas a organizarse para que puedan vivir una vida más placentera y pacífica.
Todoist es una aplicación simple, pero poderosa, de listas de tareas que puede ayudar a cualquier persona a organizarse y obtener tranquilidad, sin importar dónde se encuentre o qué dispositivo utilice. Desde la planeación de proyectos a gran escala hasta simplemente recordar el pago de la renta, Todoist ayuda a sacar cosas de tu cabeza y colocarlas en tu lista de tareas pendientes. Con la confianza de más de 10 millones de personas y elogiada como una aplicación que cambia la vida en The Guardian, USA Today, el New York Times, The Wall Street Journal, Forbes, Lifehacker y más. Descubre más sobre Todoist

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Notion es un software de gestión de tareas que conecta tus notas, tareas y wiki en una sola herramienta.
Notion es un software de gestión de tareas que conecta tus notas, tareas y wiki en una sola herramienta. Decenas de miles de equipos y empresas de todo el mundo lo utilizan para mantener a sus empleados informados y trabajar juntos en un solo lugar. Al reunir todo el trabajo y el conocimiento en un mismo sitio y hacerlo altamente personalizable, Notion garantiza el enfoque y la transparencia, al tiempo que consolida las herramientas, ahorra tiempo e impulsa una mayor productividad para equipos de todos los tamaños. Descubre más sobre Notion

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Airtable es la base de datos que cualquiera puede usar con una hermosa interfaz de hoja de cálculo.
Airtable es la base de datos relacional para el resto de nosotros. Con una interfaz tipo hoja de cálculo que cualquier persona puede usar, colaboración en tiempo real y funciones avanzadas, como archivos adjuntos y creación de informes, Airtable es la base de datos moderna más fácil de usar. Descubre más sobre Airtable

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Con sus funciones intuitivas de seguimiento de tiempo, facturación, administración de material y más, Clio optimiza todo lo que haces para llevar adelante tu profesión.
Las mejores firmas jurídicas utilizan Clio: el software de administración de casos que ahorra ocho horas por semana a abogados y profesionales del derecho. Con sus funciones intuitivas de seguimiento de tiempo, facturación, administración de material y más, Clio optimiza todo lo que haces para llevar adelante tu profesión, desde el ingreso hasta la factura. Clio está basado en la nube, por lo que puedes administrar tus tareas de forma segura desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo. Y más de 70 herramientas y servicios jurídicos y de otras áreas se integran directamente con Clio. Pruébalo gratis en clio.com. Descubre más sobre Clio

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Software para gestión de recursos para equipos. Ayuda a más de 3000 equipos globales a planificar y programar sus recursos.
Software para gestión de recursos en el que confían más de 3000 de los mejores equipos del mundo. Desde 2012, Float ha estado ayudando a marcas como BuzzFeed, Ogilvy, M&C Saatchi y Deloitte a planificar proyectos y programar el tiempo de sus equipos. Con una interfaz fácil de usar, con función de arrastrar y soltar, atajos de edición prácticos y potentes herramientas de creación de informes, Float hace que la gestión de recursos sea visual y simple. Se integra con Slack, Google Calendar, Outlook, Teamwork y Zapier. Ofrece aplicación para iOS y Android. Prueba gratis de 30 días. Descubre más sobre Float

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Una de las principales plataformas de pizarra colaborativa online para planificar, supervisar y visualizar proyectos y dependencias.
Miro es una de las principales plataformas de pizarra compartida para equipos de cualquier tamaño. Cuenta con más de 13 millones de usuarios en todo el mundo. Simplifica tus flujos de trabajo, optimiza tus rutinas diarias y céntrate en supervisar los resultados y el progreso desde el panel de control de Miro. Organiza rápidamente las tareas de diferentes canales y mapéalas en una pizarra digital. Aprovecha sus potentes integraciones con Jira, Asana, Monday, Trello, Airtable y más. Comienza en cuestión de segundos con sus más de 250 plantillas prediseñadas. Descubre más sobre Miro

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Hubstaff cuenta con funciones fiables de gestión de tareas y supervisión de empleados para equipos remotos y de campo. Facturación, creación de informes, nóminas y más.
Combate la ineficiencia y trabaja mejor con la gestión de tareas de Hubstaff. Realiza un seguimiento del tiempo a través de aplicaciones de escritorio, web y móviles sencillas; administra tareas, creación de informes y más aspectos a través de un único panel de control. Hubstaff se integra con más de 30 aplicaciones, que incluyen a Jira, Asana, GitHub, Slack y PayPal, para que tu empresa pueda funcionar de manera más eficiente. Observa cómo se realiza el trabajo en tiempo real, realiza un seguimiento de la ubicación con GPS y geodelimitación, identifica los obstáculos y sigue avanzando. Disponible para Mac, Windows, Linux, iOS y Android. Descubre más sobre Hubstaff

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Una destacada solución de gestión del trabajo colaborativo que ayuda a los equipos a realizar el trabajo adecuado con mayor visibilidad y productividad.
Adobe Workfront es una solución colaborativa de gestión del trabajo que aborda los desafíos de los equipos desconectados, las herramientas aisladas y el ritmo incesante del trabajo empresarial. Workfront proporciona visibilidad de todo el trabajo desde una plataforma única y escalable que consolida las tareas en una sola vista similar a la de las redes sociales. Las organizaciones pueden usar esta plataforma para centralizar las solicitudes entrantes para priorización. Los equipos pueden usar sencillas capacidades de edición en línea para actualización de tareas, plazos, asignatarios y más. Descubre más sobre Adobe Workfront

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7shifts es una herramienta robusta de planificación de personal, comunicación y compromiso que ha sido creada específicamente para restaurantes. Comienza gratis hoy.
7shifts permite que restaurantes de todos los tamaños recorten los costes de mano de obra, retengan al personal y cumplan con las normas referidas a la mano de obra mediante herramientas robustas de planificación, comunicación, cumplimiento de normas y compromiso. 7shifts ayuda a los gerentes a ahorrar 5 horas por semana en la planificación, a minimizar el caos de llamadas y mensajes de texto con comunicación optimizada, a administrar el personal sobre la marcha con aplicaciones móviles gratuitas y a recortar los costes de mano de obra en hasta un 3 % mediante la integración con su POS. Únete a más de 250 000 profesionales de restaurantes que utilizan 7shifts para simplificar su vida. ¡Comienza hoy tu prueba gratis! Descubre más sobre 7shifts

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MeisterTask es una herramienta web de gestión de proyectos y tareas perfecta para gestionar tus tareas.
MeisterTask es una herramienta web de gestión de proyectos y tareas perfecta para gestionar tus tareas. Sus atractivas interfaces, funciones intuitivas e integraciones perfectas con otras herramientas hacen que sea una opción lógica para equipos de todo el mundo que desean gestionar sus tareas. Esta herramienta forma parte de Meister Suite, un paquete de productos que ayuda a gestionar el flujo de trabajo a la perfección. Desde la generación de ideas con la herramienta de mapeado mental MindMeister hasta la documentación online con MeisterNote. Descubre más sobre MeisterTask

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Teamwork es una aplicación de gestión de tareas para equipos de todos los tamaños y sectores que te permite ser más eficaz, organizado y feliz.
Gestiona tu trabajo, no tu software. Teamwork es una herramienta intuitiva de gestión de tareas que permite a tu equipo visualizar y automatizar tareas para poder concentrarse en el trabajo importante. Teamwork tiene todo lo que necesitas para colaborar de manera eficaz, alcanzar fechas límite y lograr resultados de alto rendimiento. Descubre más sobre Teamwork.com

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Guía de Compra de Herramientas de gestión de tareas

Redacción: Alejandra Aranda

¿Qué son las herramientas de gestión de tareas?

La gestión de tareas es parte esencial de la gestión de proyectos. Estas herramientas ayudan a las empresas a segmentar un proyecto en tareas asociadas y secuenciales. Cada tarea se planifica, distribuye, programa y supervisa de manera individual. Las herramientas de gestión de tareas son programas que ayudan a tu equipo a trabajar de forma cohesionada con funciones como programación de tareas, creación de informes de progreso y seguimiento temporal. Los usuarios pueden comprobar el tiempo empleado en cada tarea y todo el equipo puede cumplir más fácilmente los plazos del proyecto. Los sistemas de gestión de tareas incluyen funciones adicionales como planificación de presupuesto, sincronización de correo electrónico, listas y recordatorios de tareas.

Los 5 mejores software de gestión de tareas en España

Las herramientas de gestión de tareas son programas que ayudan a tu equipo a trabajar de forma cohesionada con funciones como programación de tareas, creación de informes de progreso y seguimiento temporal. Descubre las mejores 5 herramientas para empresas españolas.

En este artículo se enumeran las cinco mejores herramientas de gestión de tareas disponibles en Capterra España. Consulta aquí la lista completa. Cada una de las herramientas que aparecen en la lista ha obtenido una valoración media mínima de 4 sobre 5 estrellas y, al menos, 20 opiniones de usuarios durante los dos últimos años en Capterra, y, además, ofrece una versión autónoma gratuita.

La metodología completa de la selección se encuentra a tu disposición al final del artículo.*

1. Connecteam

Connecteam facilita la gestión de diversas tareas, desde la programación hasta las nóminas, en equipos en los que no existe un entorno de oficina tradicional. El módulo de tareas rápidas ofrece una función de gestión de tareas con características clave, como la asignación de tareas, el seguimiento o el envío de mensajes. Este software de gestión de tareas también es capaz de hacer un seguimiento de los plazos y la disponibilidad del equipo y sirve de ayuda para gestionar el absentismo y la programación de horas extras.

Características principales de Connecteam

  • Seguimiento por móvil: permite gestionar todas las tareas desde dispositivos móviles.
  • Subtareas: ayuda a crear subtareas con descripciones que favorecen la transparencia y la claridad.
  • Colaboración: ofrece canales de mensajería especiales, notificaciones push y chats de grupo para fomentar la colaboración.
  • Actualizaciones de estado automáticas: cuenta con notificaciones de estado automáticas para que los usuarios puedan estar al día de todas las fechas de entrega.
  • Formularios y listas de comprobación: facilita la cumplimentación de formularios con la firma de los trabajadores o la marca de la ubicación.
  • Precio inicial: 29 $ por usuario al mes.
  • Ciclo de facturación: anual.
  • Opciones de asistencia técnica al cliente: chat, correo electrónico, soporte y asistencia telefónica.

Más información

2. GanttPRO

GanttPRO es una herramienta de gestión de tareas que contribuye a la planificación de proyectos, la programación, la gestión de recursos, la supervisión de los costes y el seguimiento de los plazos. Es capaz de elaborar informes sobre análisis de presupuestos y registros de tiempo con los que poder comparar los costes y la productividad y ayuda a los usuarios a llevar a cabo un seguimiento de las modificaciones que han tenido lugar en la tarea. Los usuarios pueden descargarse gráficos o compartir enlaces privados en un diagrama de Gantt, dinámico o estático, para favorecer la colaboración.

Características principales de GanttPRO

  • Jerarquía de tareas: ayuda a dividir las tareas en subtareas y crea dependencias para desglosar los proyectos complejos en secciones más manejables.
  • Vista de portafolio: cuenta con una vista general en tiempo real de todos los proyectos con actualizaciones y acceso a la información detallada de la tarea.
  • Sincronización de datos en tiempo real: hace un seguimiento de la actualización y la modificación de la información en los planes de producción.
  • Programación automática: recalcula las fechas de forma automática si tiene lugar algún cambio dentro de la tarea o de las dependencias.
  • Vista de panel: permite a los usuarios pasar de las vistas de diagrama de Gantt a las vistas de panel donde se pueden ver las asignaciones como tarjetas.
  • Precio inicial: de 4 a 7,99 $ por usuario al mes.
  • Ciclo de facturación: anual.
  • Opciones de asistencia técnica al cliente: chat, correo electrónico, soporte y asistencia telefónica.

Más información

3. Miro

Miro es una plataforma de pizarra que ofrece una gestión visual de tareas y asignación de proyectos, elaboración de gráficos y asignación de dependencias con paneles de tareas Kanban. La característica de las tarjetas de Miro ayuda a convertir cualquier post-it, cuadro de texto o forma en una tarjeta de tarea en la que los usuarios pueden introducir la información. Miro se puede sincronizar con algunas de las herramientas de seguimiento de tareas más populares para agilizar el intercambio de información.

Características principales de Miro

  • Biblioteca de plantillas: ofrece plantillas predefinidas con diversos objetivos, como los recorridos de cliente o la asignación de las historias del usuario.
  • Temporizador: contribuye al seguimiento del tiempo y de las tareas del equipo.
  • Atajos de teclado con IA: los usuarios pueden crear atajos de teclado de un solo clic para convertir pizarras enteras en informes de producto, resúmenes o informes de investigación, entre otras opciones.
  • Precio inicial: 8 $ al mes.
  • Ciclo de facturación: anual.
  • Opciones de asistencia técnica al cliente: asistencia técnica y correo electrónico.

Más información

4. Quire

Quire es una herramienta de gestión de tareas y visualización de flujos de trabajo que ayuda a los equipos a organizar las tareas en una estructura jerárquica. Los equipos pueden desglosar proyectos complejos en subtareas más manejables y hacer un seguimiento de su evolución. También ofrece características como los paneles Kanban, los diagramas de Gantt, los análisis interactivos, las listas con capacidad ilimitada de anidación, las sublistas, las cronologías dinámicas o los calendarios compartidos. Además, Quire brinda la posibilidad de acceder a una biblioteca de integraciones con una gran cantidad de aplicaciones populares de productividad y colaboración.

Características principales de Quire

  • Vistas con varios proyectos: ayuda a pasar de las vistas de lista a las de paneles y a elaborar los calendarios del equipo.
  • Seguimiento del tiempo: los informes de horarios ayudan a hacer un seguimiento de las horas laborables del proyecto.
  • Listas ocultas: mantienen las tareas que no se pueden ejecutar en una lista independiente durante un tiempo para ayudar a mejorar la organización.
  • Importación de datos: los usuarios pueden importar los datos de las aplicaciones de gestión de proyectos antiguas para sincronizarlos.
  • Precio inicial: 7,65 $ por usuario al mes.
  • Ciclo de facturación: anual.
  • Opciones de asistencia técnica al cliente: correo electrónico, centro de preguntas frecuentes y comunidad de opiniones e información.

Más información

5. Taskade

Taskade es una herramienta de gestión de tareas que funciona con IA y que permite a los usuarios crear, entrenar y desplegar agentes de IA para automatizar tareas y colaborar en tiempo real. Puede generar listas de tareas pendientes, documentos de procedimientos operativos estándar (SOP, por sus siglas en inglés), sprints de proyectos y gráficos de flujos. La herramienta también permite que los usuarios puedan visualizar las tareas de varias vistas de proyecto, como los paneles, las tablas, los mapas conceptuales, las vistas de actividades y las listas. Entre otras características figuran los chatbots con IA, los generadores de flujos de trabajo y los flujos de trabajo personalizables.

Características principales de Taskade

  • Asistente para las tareas y la redacción: ayuda con la asignación, con las lluvias de ideas y el diseño de las tareas.
  • Conversión de documentos: convierte archivos CSV, PDF y DOC en proyectos.
  • Notas convertibles: convierte las notas en tareas que se pueden ejecutar.
  • Precio inicial: 8 $ por usuario al mes.
  • Ciclo de facturación: anual.
  • Opciones de asistencia técnica al cliente: chat, correo electrónico y asistencia técnica.

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¿Cuánto cuesta una herramienta de gestión de tareas?

Según los datos recogidos por Capterra, las plataformas de gestión de tareas pueden tener un coste tan reducido como 5 $ por usuario al mes hasta precios de más de 39 $ al mes, en función de diversos factores, como las características, la cantidad de usuarios, la disponibilidad de la formación, las opciones de implantación, las integraciones o la capacidad de almacenamiento.

Según los datos recogidos por Capterra, las plataformas de gestión de tareas pueden tener un coste tan reducido como 5 $ por usuario al mes hasta precios de más de 39 $ al mes, en función de diversos factores, como las características, la cantidad de usuarios, la disponibilidad de la formación, las opciones de implantación, las integraciones o la capacidad de almacenamiento. La mayor parte de las soluciones de gestión de tareas habitualmente contienen los siguientes planes de precios.

  • Pruebas gratuitas: varían entre los 14 y los 30 días de duración y ofrecen a los usuarios acceso temporal a todas las características del software o a algunas de ellas. Los planes de prueba sin coste son perfectos para empresas que quieren probar una herramienta antes de adquirirla.

  • Versiones gratuitas: ofrecen acceso indefinido a características limitadas de la herramienta. Los planes gratuitos son perfectos para las empresas pequeñas o los profesionales que necesitan ceñirse a un presupuesto.

  • Planes de niveles básicos: comienzan en los 5 $ al mes y ofrecen acceso a las características estándar. Son una opción recomendable para las empresas pequeñas o los equipos que necesitan características básicas, como la gestión de flujos de trabajo en línea, los recordatorios de las tareas o el seguimiento de tareas.

  • Planes de niveles intermedios: oscilan entre los 8,25 $ y los 22 $ al mes y ofrecen características avanzadas, como la elaboración de informes y análisis, la gestión de usuarios y la asistencia en varios idiomas. Son aptos para las empresas a las que se les han quedado pequeñas las soluciones de gestión de tareas básicas, pero todavía no necesitan toda la gama de funcionalidades que ofrecen las herramientas de nivel empresarial.

  • Planes de nivel alto: Cuestan más de 39 $ al mes y ofrecen una gama de capacidades avanzadas, como el acceso sin límites a las características de nivel básico e intermedio, el servicio de asistencia al cliente prioritario, la gamificación y la elaboración avanzada de informes. Estas herramientas resultan muy útiles a las empresas grandes que precisan soluciones personalizadas.


Los costes ocultos asociados a las herramientas de gestión de tareas

Además de la licencia del software, entre los costes adicionales que suponen las herramientas de gestión de tareas figuran:

  • Costes de implantación: la implantación de las herramientas de gestión de tareas suelen suponer una inversión inicial bastante significativa debido a los requisitos de integración técnica y de personalización del sistema.

  • Costes de formación y asistencia: la formación continua de usuarios y administradores, junto con la asistencia periódica, generan costes que pueden acumularse con el tiempo.

  • Costes de actualización y mantenimiento: las actualizaciones periódicas del software y el mantenimiento del sistema son necesarios para que el rendimiento y la seguridad sean óptimos, lo que conlleva gastos recurrentes adicionales.


¿Cuáles son las ventajas de las herramientas de gestión de tareas?

Las herramientas de gestión de tareas ayudan a tu empresa a agilizar el ciclo de vida de los proyectos, minimizan las posibilidades de obstáculos repentinos y facilitan la colaboración y comunicación del equipo. Todo ello sirve para ahorrar tiempo y dinero a tu empresa.

Sus ventajas específicas son:

  • Aumentar la productividad: el software de gestión de tareas permite a los gestores de proyecto segmentar los proyectos en tareas y subtareas. Puedes asignar cada tarea a una persona o equipo específico y establecer un conjunto único de objetivos, KPI e hitos. Cada miembro del equipo tendrá unas responsabilidades y deberes concretos.
  • Optimizar la gestión del flujo de trabajo: con los programas de gestión de tareas, tu empresa puede analizar todo el ciclo de vida de un proyecto para identificar cuellos de botella y actividades laboriosas que necesitan de atención especial. Así, los gerentes pueden priorizar y programar tareas, además de diseñar de manera eficiente la estrategia general del proyecto para una ejecución sin problemas.

Cuáles son las funciones más comunes de las herramientas de gestión de tareas?

Las funciones más comunes de las herramientas de gestión de tareas son:

  • Alertar/notificar: supervisar los principales hitos y notificar a las partes interesadas sobre nuevas asignaciones, actualizaciones, errores y logros.
  • Editar/actualizar tareas: editar y actualizar una tarea según las necesidades del proyecto o la disponibilidad de recursos.
  • Seguir el progreso de las tareas: supervisar el progreso a través de todo el ciclo de vida y monitorizar los indicadores clave de rendimiento.
  • Programar tareas: programar y asignar tareas a personas o equipos. Esto incluye el establecimiento de fechas de inicio y fin durante la creación de la tarea.
  • Etiquetar tareas: crear etiquetas para tareas y subtareas que permitan organizarlas y categorizarlas, aportar contexto y recopilar información relacionada con las tareas.
  • Crear subtareas: dividir las tareas en subtareas, más pequeñas y prácticas, que faciliten su ejecución y gestión.
  • Gestionar tareas recurrentes: crear tareas y eventos que se repitan a una hora y día específicos a lo largo de la semana, mes o año. Así, las empresas evitan tener que reprogramar el trabajo redundante.
  • Realizar un seguimiento temporal: supervisar el tiempo empleado colectivamente por todos en sus tareas asignadas.

Consideraciones a la hora de comprar herramientas de gestión de tareas

  • Necesidades de la empresa: las herramientas de gestión de tareas suelen ofrecer distintas opciones de suscripción, desde planes básicos hasta otros más avanzados. Los costos de suscripción aumentarán a medida que añadas funciones. Tu empresa debe evaluar sus principales necesidades, comparar planes de precios de múltiples productos y elegir un producto que se adapte tanto a los requisitos como al presupuesto de la empresa.
  • Software específico del mercado: si tu empresa pertenece a un nicho de mercado concreto, como atención sanitaria, marketing, logística o construcción, busca una solución de gestión de tareas diseñada específicamente para tu mercado. Estas soluciones te ayudarán a gestionar e informar de las tareas conforme a los requisitos legales y de cumplimiento de tu sector sin costo adicional.

Tendencias relevantes en herramientas de gestión de tareas

  • La IA y los chatbots son el futuro: si tu solución principal integra capacidades de inteligencia artificial (IA), tu empresa podrá automatizar la mayoría de los flujos de trabajo redundantes. Los chatbots pueden automatizar flujos de trabajo cruciales del sistema de gestión de tareas, como asignaciones automáticas de tareas, promoción de contenido, creación de informes de estado y más.
  • Movilidad: aunque la movilidad no es un concepto nuevo en los sistemas de gestión de tareas, sigue siendo una tendencia clave. Con una globalización y movilización de recursos cada vez mayor, los usuarios buscan herramientas de gestión de tareas preparadas para el entorno móvil que les permitan supervisar sus tareas asignadas, comprobar la programación, monitorizar el progreso y mantener la comunicación en todo momento.

*Metodología

Para formar parte de esta lista, todos los productos han tenido que justificar que, en mayo de 2024, se ajustan a los siguientes criterios:

  • Una valoración global mínima de 4 sobre 5 estrellas.
  • Han recibido, al menos, 20 opiniones sobre el software en los últimos dos años (desde el 25 de mayo de 2022 al 25 de mayo de 2024).
  • Han recibido, al menos, una opinión de un usuario español en los últimos dos años (desde el 25 de mayo de 2022 al 25 de mayo de 2024)
  • El producto se ajusta a la definición de Capterra de herramientas de gestión de tareas: (Las herramientas de gestión de tareas permiten a los usuarios trabajar juntos y crear, asignar y gestionar diversas tareas para completar proyectos. Las funciones de seguimiento de tiempos y proyectos garantizan que todas las tareas del proyecto estén monitorizadas y que los informes estén actualizados. Entre otras funciones figuran la de la elaboración automática de presupuestos de tiempo y cronologías, la sincronización con el correo electrónico, la creación de listas de tareas pendientes y los recordatorios de tareas).
  • Ofrecen las siguientes características de gestión de tareas: seguimiento de la evolución de la tarea y programación de tareas.
  • Ofrecen una versión gratuita premium (una versión sin coste y autónoma del software y no una versión de prueba que, tras un periodo de tiempo concreto, se convierte en una versión de pago que hay que adquirir).
  • Están disponibles en España y en idioma español.

Del listado resultante, hemos elegido las cinco mejores herramientas con las puntuaciones de valoración general más altas.