Programas de contabilidad

¿Qué son los programas de contabilidad?

Los programas de contabilidad te ayudan a gestionar y automatizar las funciones y transacciones financieras de una organización. Incluyen módulos como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nóminas, facturación y libro mayor. Las aplicaciones integradas del software de contabilidad permiten analizar en tiempo real y de forma completa el estado financiero de una organización, incluidos el flujo de caja y la gestión de gastos. Los programas de contabilidad también se conocen como software para contables.

Ventajas de los sistemas de contabilidad integrales

• Ahorrar en costos: tradicionalmente, la contabilidad de las pequeñas empresas se ha externalizado, lo cual supone un gasto operativo adicional para el negocio. Los programas de contabilidad ayudan a las pequeñas empresas a realizar estas labores de forma interna, reduciendo así los costos.
• Mejorar la eficiencia de los procesos: la contabilidad implica mucha documentación e introducción manual de datos. Estos procesos son laboriosos y pueden dar lugar a errores humanos. Al digitalizar la documentación financiera, las soluciones de contabilidad ayudan a las pequeñas empresas a reducir el tiempo necesario para procesar transacciones financieras como gestión de gastos, cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Además, los programas de contabilidad garantizan que no se produzcan errores en los cálculos ni discrepancias en los registros.
• Facilitar el cumplimiento tributario: la gestión de impuestos también supone una gran cantidad de documentación y papeleo para las pequeñas empresas. Estas deben asegurarse de presentar toda la documentación tributaria puntualmente para evitar multas por retrasos. Los programas de contabilidad emplean la información financiera y de cuentas almacenada en el sistema para facilitar el proceso y evitar el error humano.

Funciones comunes de los programas de contabilidad

• Cuentas por pagar: automatizar el registro de facturas, la gestión de aprobaciones y los procesos de autorización. La información de las transacciones se refleja en las cuentas por pagar y en el libro mayor.
• Cuentas por cobrar: realizar un seguimiento de los abonos de clientes relativos a pagos y compras. Esta información se refleja automáticamente en el libro mayor.
• Conciliación bancaria: relacionar los créditos y débitos de la cuenta para ayudar a las empresas a encontrar y corregir discrepancias e información omitida en los registros.
• Creación de informes financieros: ofrecer una representación gráfica de los datos en los sistemas de contabilidad. Suelen incluir informes de ventas, cuentas por cobrar/pagar y análisis del flujo de caja.
• Libro mayor: registrar la información de cuentas por pagar y cuentas por cobrar en una tabla. También suelen mostrar resúmenes de los activos, capital, gastos e ingresos de cada cuenta.
• Facturación y recibos: crear facturas a partir de los registros del cliente. Estas soluciones pueden imprimir y enviar las facturas a los clientes y registrar la información en el sistema de contabilidad.
• Seguimiento de gastos: registrar los gastos totales del negocio. La mayoría de los productos permiten al usuario enviar sus gastos cargando los recibos desde una aplicación móvil.
• Contabilidad de proyectos: supervisar los distintos atributos contables para proyectos de cara al cliente como costos incurridos, gastos, horas facturables y pagos del cliente.

Consideraciones a la hora de comprar programas de contabilidad

• Seguridad de los datos: el sistema de contabilidad maneja información sensible financiera y del cliente, por lo que puede ser un objetivo para los hackers. Así pues, cuando selecciones programas de contabilidad, debes tener en cuenta la seguridad como uno de los aspectos más importantes. Las pequeñas empresas deben asegurarse de que la solución elegida ofrece los estándares de seguridad necesarios, como SSL con validación ampliada (EV) y cifrado de 256 bits.
• Integraciones de terceros: los programas de contabilidad no pueden funcionar en solitario; necesitan conectarse con un ecosistema de aplicaciones empresariales. La integración con el software CRM, por ejemplo, envía automáticamente los registros de la transacción tras recibir los pagos del cliente. La integración con una solución de nóminas y recursos humanos te permitirá registrar la información relacionada con los costos de nóminas. Antes de tomar una decisión de compra, deberás evaluar las capacidades de integración.

Tendencias relevantes en programas de contabilidad

• Las pequeñas empresas continúan en el camino de la automatización: con el fin de reducir el papeleo y minimizar la posibilidad de error humano, las pequeñas empresas buscan nuevas maneras de automatizar sus labores de contabilidad. El desarrollo más reciente en este ámbito es la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres), que permite a los usuarios escanear documentos físicos y almacenar su contenido en formato digital. Los avances en inteligencia artificial y aprendizaje automático mejoran la precisión del OCR, por lo que es de esperar que la adopción de esta tecnología aumente aún más.
• Las pequeñas empresas quieren obtener representaciones visuales de los informes financieros: aproximadamente un 65 % del aprendizaje se fija mediante contenido visual. Al seleccionar un sistema de contabilidad, los compradores consideran que la representación visual de los informes financieros es una capacidad importante. Por este motivo, los proveedores de contabilidad para pequeñas empresas incluyen capacidades de visualización cada vez más completas en sus módulos de creación de informes.